Gesetzliche Vorschriften

Die revisionssichere Langzeitarchivierung von E-Mails wird vom österreichischen Gesetzgeber u.a. in der Bundesabgabenordnung, im Unternehmensgesetzbuch, im Umsatzsteuergesetz sowie im Aktien- und GmbH-Gesetz geregelt.

Nach dem österreichischen Recht sind Geschäftsdokumente „sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren”. Bei anhängigen gerichtlichen und behördlichen Verfahren wird diese Frist entsprechend verlängert. Im Umsatzsteuergesetz gilt diese Aufbewahrungsfrist auch für Belege, die z.B. auf Rechnungen lediglich „hinweisen”.

Die gesetzlich relevanten Geschäftsdokumente müssen inhaltsgleich, vollständig und innerhalb angemessener Zeit (5 Werktage) in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden können. Dabei müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein.

Als Basis für die rechtssichere Archivierung gilt:

• Österreichische handels- und steuerrechtliche Vorschriften (§ 189 UGB, §§ 131, 132 BAO)
• Fachgutachten des Fachsenats Datenverarbeitung der österreichischen Kammer der Wirtschaftstreuhänder (KFS DV1, Stand 11/1998)
• Österreichisches Umsatzsteuergesetz

Was muss archiviert werden?

Diese Frage beantwortet §147 der Abgabenordnung:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege und
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Vorschriften (§ 189 UGB, §§ 131, 132 BAO):

• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.

1. gesetzliche Vorschriften
2. Rechtssicherheit
3. Speicherbedarf
4. Produktivität
5. Anforderungen an das Archivierungssystem
6. Gesetzestexte

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