Warum E-Mail Archivierung?

Der Einsatz von E-Mail-Archivierung bietet Unternehmen zahlreiche technische, wirtschaftliche und rechtliche Vorteile.

Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen

Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge sind nur einige Beispiele für E-Mails, die nach geltendem Recht langjährig, vollständig und unveränderbar von Ihrem Unternehmen archiviert werden müssen.

E-Mail Server durch Archivierung dauerhaft entlasten

E-Mail-Server wie Microsoft Exchange Server sind in der Regel nicht in der Lage, das stark zunehmende E-Mail-Volumen zuverlässig und wirtschaftlich sinnvoll zu bewältigen. In Folge dessen entstehen hohe Kosten für die Administration und notwendige Erweiterungen der Hard- und Software. Archivierte E-Mails können im laufenden Mailsystem gelöscht werden. Sie stehen dann im Archiv weiter zur Verfügung.

Backups von E-Mail Servern vereinfachen

Datensicherungen von E-Mail-Servern sind gerade bei großen Datenvolumen mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Oft reicht das zur Verfügung stehende Zeitfenster für die vollständige Sicherung des E-Mail-Servers nicht mehr aus. Durch das Löschen von historischen E-Mails nach der Archivierung in den Postfächern (z.B. alle E-Mails, die älter sind als zwei Jahre) reduzieren Sie die zu sichernde Datenmenge drastisch. Vom Mail-Archiv selbst können hingegen sehr einfach und schnell inkrementelle Datensicherungen erstellt werden.

Zuverlässiger Schutz vor Datenverlust aller Art

E-Mails können durch technische Probleme, unvollständige Datensicherungen oder durch unabsichtliches bzw. absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, zuvor ihre gesamten E-Mails. Mit Hilfe von E-Mail Archivierung können sie sicherstellen, dass alle E-Mails vollständig und über viele Jahre als wertvolle Informationsquelle für Ihr Unternehmen zur Verfügung stehen.

Recovery von E-Mails im Schadensfall vereinfachen

Benötigt ein Anwender Zugriff auf gelöschte oder anderweitig verloren gegangene E-Mails, so müssen diese durch die IT-Abteilung aufwändig aus der Datensicherung wiederhergestellt werden. Durch den Einsatz von E-Mail Archivierung entfällt dieser Prozess völlig, da Anwender selbst auf das Archiv zugreifen und E-Mails mit nur einem Mausklick wiederherstellen - aber nicht löschen - können.

1. gesetzliche Vorschriften
2. Rechtssicherheit
3. Speicherbedarf
4. Produktivität
5. Anforderungen an das Archivierungssystem
6. Gesetzestexte

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